Het belang van een goede moderator voor een succesvolle infoavond

Op een infoavond is er meestal een panel aan beleidsmensen en experten die over het project kunnen vertellen. In de zaal zit een ruim publiek. De meeste mensen hebben vragen, bedenkingen, bezorgdheden over het project en willen antwoorden van de experten. Dat is voor het panel vaak een bron van bekommernis. Ze hebben schrik om voor een kritische massa te staan die het oneens is met wat ze komen vertellen, dat ze aan een spervuur van vragen blootgesteld worden en dat er chaos ontstaat. Daarom is moderatie erg belangrijk.

Als neutrale moderator sta je tussen het panel van experten en het publiek. Je slaat de brug tussen die twee groepen. Je regisseert hoe de avond verloopt en je stelt iedereen op zijn gemak.

Rust en sereniteit zijn heel belangrijk tijdens zo’n avond. De experten en het publiek komen vaak onrustig toe. Het is dan in ieders belang om de zaal tot rust te brengen. Leg duidelijk uit hoe de avond gaat verlopen, wie er vooraan zit en wat die zal toelichten, wanneer er ruimte is voor vragen. Want voorspelbaarheid zorgt voor rust. Vertel dat de presentaties worden gedeeld en dat mensen dus niets moeten noteren. Benadruk het belang van luisteren naar elkaar. Leg een aantal spelregels vast. Discussie mag, met respect voor elkaar. Al die zaken nemen de onrust in de zaal weg.

Eerst laat je de experten aan het woord. Daarna is er ruimte voor vragen uit het publiek. Bundel de vragen per thema. Voor je een onderdeel afsluit, check je even of er over dat thema nog vragen zijn. Die bundeling zorgt opnieuw voor structuur en rust. Ook bij de experten. Want door thematisch te werken, is het duidelijker wie deze vragen het best beantwoordt.

Heb oog voor de non-verbale reacties van het publiek en meet de temperatuur in de zaal. Antwoordt de expert naast de kwestie en zorgt dat niet voor helderheid bij de vragensteller? Stel dan de vraag opnieuw. Als je aanvoelt dat het publiek niet helemaal mee is, vraag je naar meer verduidelijking.

Soms zitten er mensen in het publiek die de hele infoavond naar zich toe willen trekken. Dat stuur je als moderator het beste bij. Je geeft duidelijk aan dat je straks naar hen terugkomt, maar dat je eerst andere mensen ook de kans wil geven om hun vraag te stellen.

Niet iedereen popelt om zijn vraag luidop te stellen. Por die mensen gerust wat aan. In onze ervaring zijn het vaak de vrouwen in de zaal die een beetje aanmoediging kunnen gebruiken om hun vraag uit te spreken. Bemoedig hen met een vriendelijke kwinkslag.

Wij hebben de gouden regel dat we onze microfoon niet afgeven. Als baas van de micro hou je de regie in handen en zorg je ervoor dat mensen echt naar elkaar luisteren.

Drie onmisbare tips voor wie zelf de moderatorpet opzet:

1. Stap duidelijk in de rol van moderator. Spreek dat ook uit tegen het publiek en het panel.
2. Regisseer de infoavond met vaste hand en maak de spelregels duidelijk.
3. Vertel wat de volgende stappen zijn en hoe de input van deze avond verder wordt verwerkt.

Billie Bonkers heeft veel ervaring met moderatie. Om jouw infoavond te ontzorgen komen we graag langs. Moet je vaker modereren en wil je jouw team opleiden tot goede moderatoren? Billie geeft ook opleidingen en trainingen over moderatie. In zo’n training laten we jullie ook oefenen in een veilige setting.