Office Assistant
Gent • Deeltijds • Onbepaalde duur
We zoeken iemand met een telefoon in de ene hand en een computermuis in de andere. Die hoort wat er leeft, ziet wat er moet gebeuren en het ook gewoon doet. Jij helpt mee om Billie Bonkers vlot te laten draaien. Door structuur te brengen, vooruit te denken en zaken op te volgen tot ze geregeld zijn.
Dit zijn wij:
Billie Bonkers is een communicatiebureau waar inzicht en verbeelding samenkomen. Bij ons draait alles om beter begrip. Want wat je zegt is belangrijk, maar hoe het begrepen wordt, bepaalt je impact. Achter elke vlotte samenwerking zit een sterke administratieve basis. Die basis, dat ben jij.
Dit ben jij:
Je volgt de administratie strak op: facturen opmaken, uitsturen en opvolgen, inkomende facturen verwerken en uittreksels verzamelen, klanten herinneren bij achterstallige betalingen. Je weet wat binnen en buiten gaat, volgt het goedkeuringsproces binnen de boekhouding op en staat onze externe boekhouder bij tijdens de maandelijkse BTW-afsluiting.
Je ondersteunt onze office manager bij boekhoudkundige en operationele taken. Je bent het eerste aanspreekpunt voor inkomende telefoons en mails via de algemene mailboxen en je dispatcht waar nodig naar de juiste collega’s.
Je kent de afkorting CRM en weet hoe je zo'n systeem opvolgt. Je zorgt ervoor dat onze contactinformatie up-to-date blijft.
Structuur is je mantra. Samen met onze office manager houd je onze Google Drive op orde volgens onze vaste werkwijze. Je bewaakt deadlines en zet de nodige documenten klaar zodat offertes tijdig en correct de deur uitgaan. Je ondersteunt bij het opmaken en het ondertekenen van contracten. Heb je ervaring met de administratieve opvolging van overheidsopdrachten of aanbestedingen? Dan heb je alvast een streepje voor.
Daarnaast zorg je voor het dagelijkse reilen en zeilen van het kantoor: post verdelen, vergaderruimtes reserveren, bestellingen plaatsen of koffiebreaks regelen. Je houdt de kantoorruimte netjes en ziet erop toe dat onze gezellige plantentuin het overleeft. Als je iets ziet dat beter kan, schiet je in actie.
Je bent digitaal vaardig, en dat meen je. Google Workspace en digitale administratietools kennen voor jou geen geheimen. Nieuwe tools of processen schrikken je niet af. Als iets slimmer kan, denk je mee.
Je werkt gestructureerd, nauwkeurig en zelfstandig. Je hebt een proactieve houding: je ziet wat er moet gebeuren en regelt het. Je communiceert helder en discreet, zowel intern als naar klanten toe.
En ook dit is Billie Bonkers:
Je werkt aan projecten die er écht toe doen en een concrete impact hebben op onze maatschappij.
Je krijgt een deeltijds contract van onbepaalde duur (60% - 80%, bespreekbaar). En als het meevalt, ook een sappige babbel bij de lunch (van onbepaalde duur).
Je wordt omringd door 30 collega’s die hard werken, graag lachen en ongevraagd advies geven over je sneakers, weekendplannen of liefdesleven. Altijd met de beste bedoelingen, dat zeker.
Je werkt op de meest creatieve plek van het prachtige Gent: Watt Factory.
Minstens één keer per jaar organiseren we een legendarisch feestje waarover we verder niets kunnen vertellen omdat niemand zich iets herinnert. Dat spreken we zo af.
Niet het spannendste stukje, wel handig om te weten: je krijgt maaltijdcheques, ecocheques, een hospitalisatieverzekering en een degelijk thuiswerkbeleid.
En je krijgt ruimte. Voor je eigen voorstellen en initiatieven. Bij ons denkt iedereen mee, telt elk idee en bouwen we samen aan wat er nog komt.